为贯彻执行国家《档案法》，加强档案管理，发挥档案作用，做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作，逐步做到档案工作规范化、科学化、制度化，特制定《湖南艺术职业学院档案管理制度》。
一、文书档案管理制度：
㈠ 按国务院规定，文书档案必须实行集中统一管理，以保证它的安全与完整，任何部门和个人不得单独保管，更不得据己有。
㈡ 档案人员要经常不断地收集整理，保管好归档的文件材料，到时按规定进行档案立卷。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
㈢ 文书档案的利用，要按档案的利用与保密制度办理。
㈣ 文书档案需要销毁时，必须执行审批手续，编制销毁清册，报请学院档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为学院的各项工作服务。
㈠ 每年形成的会计档案，都应由财会科按照归档要求，负责整理立卷装订成册。当年的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务科保管一年，期满之后，由财务科造册移交综合档案室保管。
㈡ 综合档案室接受保管的会计档案，应保持原卷册的封装，如需拆封重新整理的，应会同财务科共同拆封整理。
㈢ 综合档案室对于违反会计档案管理制度的，有权进行检查纠正，情节严重的，应当报告学院领导或上级有关部门严肃处理。会计档案的利用，要按照档案的利用和保密制度。
㈣ 要严格执行安全保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
㈤ 会议档案保管期满，需要销毁时，由综合档案室提出销毁意见，会同财会科共同鉴定，严格审查，编造注册，报请院档案鉴定小组批准后销毁。
㈠ 凡属学院师生在教学创作、演出活动过程中形成的文学材料、录音、录相、照片、奖杯、奖状等具有保存价值（即具有艺术参考价值和凭证价值）的艺术文件，以及我院教师本人简历、从艺历史、艺术创作实践登记、艺术创作材料、艺术总结、评论文章、录音录相材料、照片材料等进行收集、整理、编目、登记和归卷。
㈡ 艺术档案室有责任监督、检查和指导学院内各艺术专业科室的艺术文件材料的正常形成、积累和归档工作。
㈢ 应有计划地及时地做好各项必要的鉴定和统计工作，以保证艺术档案的质量和积累各种数据作为指导工作的依据。
㈣ 应及时对一些艺术文件材料进行可能做到的修复、装裱和复制的工作，以维护艺术档案的完整完好。还要做好防火、防虫、防鼠、防霉、防腐工作，保障艺术档案的安全。
㈤ 艺术档案室应积极创造条件（如编制各种检索工具和参考资料等），做好提供利用的服务工作，以充分发挥艺术档案的作用。
㈠ 学院的教学、教研、教学实习、毕业设计（论文）、招生计划、毕业生分配等活动中形成的文件、图表、录相、录音等教学材料应按照学期或年度整理、归档保存。
㈡ 每年形成的教学档案，都应由教务处学生科和各专业科等部门，按照归档要求，负责整理立卷或装订成册。当年教学档案，可暂由教务处保管一年，期满之后由教务处造册移交综合档案室保管。
㈢ 严格贯彻党和国家保密制度，维护教学档案的完整与安全。
㈣ 积极提供教学、教研、实习档案，为教学科研等工作服务。
㈠ 认真贯彻执行党和国家的保卫、保密制度，以保证档案的绝对安全，维护党和国家的机密。
㈡ 档案的开发与利用，必须严格执行保密制度。凡本院有关人员查阅档案，必须履行登记手续，查阅时，不得离开档案室。外单位来本单位查阅档案的，须持单位介绍信，经学院领导批准后方可查阅。任何人不得查阅与本人有关的各种档案。
㈢ 凡来本室查阅档案者，未经批准不得抄录、复制，更不得剪裁、拆散。
㈣ 档案人员要遵守保密规定，做到知密不泄，不与无关人员谈论档案内容，不携档案外出，不将档案放置在库房以外的任何地方。
㈤ 非档案人员，不准进入室内，如有特殊情况必须进入者，需经档案人员同意。
为了维护档案的完整与安全，根据档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编码和提供利用等管理程序，制订如下要求：
㈠ 凡是反映本院职能活动和历史面貌的档案材料，都应收集齐全，包括文字、图片、图表、声像材料等等。
㈡ 积极主动地开辟多种渠道，深入调查研究，采取有效措施，把需要收集的档案收集齐全。
㈢ 整理档案时必须按照文件形成的规律保持文件之间的历史联系，能反映本院历史活动的真实面貌。
㈣ 根据国家的有关规定，编制本院的《档案材料保管期限表》，定期对超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作由档案鉴定小组负责。
㈤ 档案保管以防为主，防治结合，保证重点，照顾一般的原则，要定期检查档案保管现状，对破坏或变质档案应及时修补，复制或作其他技术处理。
㈥ 应建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。
㈦ 为满足利用者的需要，档案室应多编制一些比较先进的检索工具。
㈧ 积极开展档案编研工作，在研究宝藏档案内容的基础上，编写参考资料，汇编档案史料出版，更好地为利用者服务。
㈨ 正确处理利用与保密的关系，坚决按照《档案法》的规定办事。
